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Artículo 34
Contabilidad electrónica: conservación del sistema, suspensión de actividades y respaldo
Resumen
Tres reglas sobre la contabilidad electrónica: (1) la documentación técnica del sistema contable (diseño, diagramas) forma parte de la contabilidad y debe ponerse a disposición de la autoridad junto con el equipo y sus operadores durante facultades de comprobación; (2) en suspensión de actividades, la contabilidad se conserva en el domicilio fiscal registrado, y si se cambia de domicilio debe darse el aviso correspondiente; (3) los contribuyentes pueden respaldar la contabilidad en discos ópticos u otros medios autorizados por el SAT.
Texto Oficial
Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código, el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.
El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabilidad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código.
Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.
Conceptos Clave
- Documentación del sistema electrónicodiseño y diagramas del sistema contable; integran la contabilidad y deben estar disponibles para la autoridad
- Operadores del sistemadeben auxiliar a la autoridad durante las facultades de comprobación
- Conservación en suspensiónla contabilidad permanece en el domicilio fiscal registrado; el cambio de domicilio obliga al aviso correspondiente
- Respaldo en medios electrónicosopción de conservar la contabilidad en discos ópticos u otros medios autorizados por el SAT
Referencias Cruzadas
- CFF-art-28fracción III: base legal directa; obliga a usar sistemas contables electrónicos que cumplan requisitos del SAT
- CFF-art-30plazo de conservación de la contabilidad; referido para la conservación durante y después de la suspensión
- RCFF-art-33elementos y requisitos de la contabilidad; artículo precedente al que este complementa
- RCFF-art-35inutilización o destrucción de libros; artículo siguiente sobre contingencias contables
Notas
La obligación de conservar la documentación técnica del sistema (diseño y diagramas) es poco conocida en la práctica pero de gran relevancia durante auditorías: la autoridad puede requerir al personal técnico que explique cómo funciona el sistema contable para verificar la integridad de los datos. Las Normas Oficiales Mexicanas (NOMs) sobre documentos electrónicos añaden una capa regulatoria adicional que los equipos de TI deben considerar.